Jak zadbać o dobrą komunikację z biurem projektowym?

Zła komunikacja to jedna z najczęstszych przyczyn opóźnień projektów. O tym jak ważna jest umiejętność “dogadywania się” wie właściwie każdy, jednak w praktyce wcale nie jest to takie oczywiste. Należy wspomnieć, że biuro projektów nie komunikuje się ze sobą tylko werbalnie. Informacje są przekazywane również innymi drogami zarówno mailową czy w postaci papierowej. Z tego względu konieczne jest zadbanie o jakość komunikatów na każdym poziomie. Co warto wiedzieć na ten temat?

Zasady prawidłowej komunikacji

Bardzo częstą przyczyną źle wykonanego zadania lub jego niewykonania w ogóle jest nieporozumienie. Jednocześnie trzeba pamiętać o tym, że środowiska projektowe różnią się od siebie, dlatego też konieczne jest dopasowanie konkretnych zasad do ich specyfiki. Dobra komunikacja jest bowiem nie tylko skuteczna, ale również wygodna dla wszystkich uczestników. Co to oznacza? Każde biuro projektów korzysta z konkretnego komunikatora. Może się jednak zdarzyć, że konkretne narzędzie zostało narzucone z góry i dlatego wymiana informacji nie jest tak skuteczna jak mogłaby być. Warto zatem pamiętać, że im wygodniejszy komunikator, tym więcej osób będzie chciało z niego korzystać. Sporym błędem jest częste zmienianie metod komunikacji, zwłaszcza jeśli zostały one ustalone na samym początku i dotychczas się sprawdzały.

Kolejną kwestią jest to, że każde biuro projektów działa wedle przyjętych przez siebie zasad. Z tego względu potencjalni klienci zainteresowani skorzystaniem z usług powinni zostać na samym początku poinformowani o tym jak przebiega współpraca. Ustalenie wszystkich kluczowych kwestii jeszcze przed przystąpieniem do realizacji zlecenia jest niezwykle ważne. Z tego względu pierwsze spotkania powinny odbywać się osobiście w biurze. Bezpośrednia rozmowa to najszybsza i najbardziej efektywna metoda komunikacji.

O czym jeszcze należy pamiętać podczas rozmów z biurem projektowym?

Potencjalni klienci powinni być w stanie określić swoje oczekiwania i wymogi już na samym początku. W przeciwnym wypadku cały proces znacznie się wydłuży lub w praktyce może się okazać, że wybrane biuro projektów nie realizuje danych zleceń. Ważny jest pierwszy kontakt, który zazwyczaj ma postać zapytania ofertowego. W mailu należy postawić na konkrety oraz szczegółowe informacje dotyczące planowanej inwestycji. Dzięki temu odpowiedź również będzie precyzyjna.

Na dobrą komunikację przekłada się także szybkie wyjaśnianie ewentualnych nieporozumień lub nieścisłości. Jeśli zatem nie jesteśmy pewni określonego rozwiązania, należy jak najszybciej skontaktować się z biurem i poruszyć ten temat. Ważne ustalenia powinny zostać potwierdzone w formie pisemnej lub mailowej, tak aby każda strona miała do nich dostęp. Warto pamiętać o tym, iż w trakcie rozmów np. drogą telefoniczną można źle zrozumieć niektóre kwestie lub po prostu o nich zapomnieć.

Kolejną kwestią, o której trzeba pamiętać jest określenie listy kontaktowej zawierającej dane i stanowiska osób zajmujących się projektem. Dzięki temu klient będzie wiedzieć do kogo odezwać się w danej sprawie, co również znacznie ułatwia komunikację. W ten sposób ograniczymy też ryzyko związane z błędnym przekazaniem informacji z powodu zbyt dużej liczby pośredników. Oprócz wyżej opisanych zasad warto unikać pewnych zachowań, które utrudniają realizację projektów. Zalicza się do nich m.in. brak informacji zwrotnej lub długie oczekiwanie na odpowiedź, niespójność komunikatów oraz niesprecyzowane oczekiwania.